Uno podría pensar que ahora que disponemos de tanta tecnología aplicaciones móviles, correo electrónico, etc. nuestra vida es más sencilla y podemos hacer muchas cosas más rápido que antes. De hecho, se supone que todas estas innovaciones, entre otras cosas, agilizan nuestro trabajo y nos ayudan a ser más productivos. Pero si es así, ¿por qué en la mayoría de casos nos estresamos y sentimos que perdemos el control? ¿No debería ser más sencillo con todo lo que tenemos a nuestro alcance?
La respuesta es bastante sencilla: queremos hacer muchas cosas al mismo tiempo y, lógicamente, no podemos abordarlas todas. Así se sentía Amy Jen Su, cofundadora y socia gerente de Paravis Partners, cuando dio con Amy Jen Su que la ayudó a organizar mejor su tiempo, sus prioridades y su empresa. Lo llamó la técnica del cuadrante.
Su gráfico de cuatro cuadrantes se ha hecho famoso y es muy eficaz a la hora de optimizar en qué dedicas tu tiempo. ¿Vale la pena perder dos horas diarias en reuniones? ¿Vale la pena dedicar tres días a un proyecto que solo contribuirá positivamente a la empresa en un 1%? La gráfica de Jen Su te ayuda a responder a estas preguntas, permitiéndote encontrar un modo de gestionar tus prioridades con eficacia.
Cómo usar el gráfico para gestionar mejor tu tiempo
El eje X del gráfico nos indica la contribución de cada tarea a la empresa, o a tu vida personal, dependiendo de para qué uses la tabla. ¿Cuánto impacto positivo va a tener esa tarea en la empresa? Por otro lado, el eje Y representa el nivel de tu pasión: ¿Cuánto te importa esta tarea en particular? Cada una de las responsabilidades que tengas deben pasar por dos preguntas: ¿mi nivel de pasión por esta tarea es alto o es bajo? y ¿el nivel de contribución a mi vida personal o a la empresa, es alto o es bajo? Dependiendo de las respuestas la tarea quedará enmarcada en uno de los 4 cuadrantes de la tabla.
Cuadrante 1 - Priorizar
Es el cuadro superior derecho y es el lugar en el que pondrás las tareas que te apasionan y que al mismo tiempo implican una diferencia significativa para la empresa. Estas deben ser tus prioridades en adelante.
Cuadrante 2 - Tolerar
Es el cuadro de la parte inferior derecha, donde colocaremos las tareas que no te entusiasman, o que aún estás aprendiendo a hacer, pero que son importantes para la empresa porque agregan un valor significativo. Esta es la zona "tolerar". Como señala la creadora del sistema, no es realista pensar que siempre te encantará todo acerca de tu trabajo ya que hay algunas partes que simplemente tendrás que tolerar.
Cuadrante 3 - Elevar
Es el cuadro superior izquierdo, donde has de poner las tareas que te encanta hacer, pero que actualmente no hacen una clara contribución a la empresa. Este cuadro se llama elevar porque tal vez lo que necesite esa tarea es ser compartida por más gente. Si explicas mejor a los demás cómo esa actividad beneficiará a tu equipo a largo plazo, tal vez puedas terminar colocándola en el cuadro de tarea prioritaria. O si eso no funciona, tal vez debas retroceder y considerar lo que específicamente te gusta de esta tarea y ver si puedes cumplir esa pasión con otras tareas más valiosas.
El cuadrante 4 - Delegar o eliminar
Es el cuadro inferior izquierdo, en el que colocarás las tareas cotidianas que no te gustan y de las que no obtienes mucha satisfacción y que además apenas empujan a la organización hacia adelante. Estas tareas han de reconsiderarse seriamente para eliminarlas de tu rutina o delegarlas a una persona nueva.
La mejor forma de entenderlo es probarlo
El sistema es muy sencillo de implantar y no pierdes nada por darle una oportunidad, por lo menos durante un mesecito, a ver qué tal. Piensa en la cantidad de veces en las que en el trabajo has sentido que os habéis obcecado en una cosa que a la larga no iba a contribuir a la empresa, mientras que otras tareas importantes se iban quedando en el olvido. La urgencia es un concepto malvado que nos priva de la perspectiva del tiempo y es muy común que, al dejarnos llevar por los errores en la priorización de las tareas, podamos afectar a la empresa o a nuestra vida personal de forma negativa.07
Con algo de perspectiva podremos ver que el tiempo se puede sacar de otras cosas y que, a la larga, agradeceremos haber invertido más horas a la organización, ya que una vez está completada la tarea, será una forma de agilizar el resto de tareas venideras. La tabla de Jen Su es un muy buen comienzo para saber cómo optimizar mejor el tiempo y ser capaces de visualizarlo con perspectiva. Por probar que no quede, ¿no?